Gestire un progetto Erasmus+

Una volta approvato il progetto, i Settori Ricerca o Didattica di ciascun Dipartimento/Centro (a seconda dell’organizzazione funzionale interna) supportano i ricercatori e le ricercatrici nella gestione e negli aspetti amministrativi dello stesso.
Di seguito si indicano i passaggi principali e i link ai documenti utili per la gestione.

Preparazione e firma del contratto di finanziamento - Grant Agreement

La negoziazione e firma del Grant Agreement avviene tra l’ente finanziatore (EACEA o Agenzia Nazionale Erasmus+) e l’ente/istituzione che coordina il progetto. Solo nel caso in cui Ca’ Foscari agisca in qualità di Coordinatore del partenariato progettuale, quindi, sarà coinvolta in questa fase.
Per quanto riguarda Erasmus+, dalle sezioni Reference Documents [ENG] e Guidance and Manuals [ENG] del Funding & Tenders Portal è possibile scaricare i modelli di Grant Agreement.
La firma del contratto di finanziamento è gestita dai Settori Ricerca o Didattica dei Dipartimenti/Centri, con il supporto del Settore Progetti.

Consortium/Partnership Agreement

Normalmente l’ente Coordinatore/capofila deve negoziare con gli altri soggetti del consorzio un accordo di partenariato, che come buona prassi dovrebbe essere firmato prima del contratto di finanziamento.
Con la Circolare 14/2022 Ca’ Foscari ha stabilito che lo schema tipo di partenza da utilizzare anche per i progetti finanziati dal Programma Erasmus+ sarà il DESCA (Development of a Simplified Consortium Agreement).
In Area Riservata è disponibile lo schema tipo per la programmazione 2021-2027 [ENG] approvato agli organi. 

Dati bancari

Come da indicazione d'Ateneo, in attuazione di quanto disposto dal Decreto Legge 16 luglio 2020 n. 76, l'Ateneo, in quanto pubblica amministrazione, ha l'obbligo dal 1° marzo 2021 di avvalersi esclusivamente della piattaforma tecnologica PagoPA per la gestione dei pagamenti ad essa effettuati da parte di privati e pubblici (non assoggettati al regime di Tesoreria unica).

  • Opzione con possibilità di regolare le tempistiche del versamento
    I versamenti a favore dell'Ateneo dovranno essere effettuati esclusivamente per il tramite del canale PagoPA, in quanto obbligatorio per i pagamenti verso la Pubblica Amministrazione ai sensi di quanto previsto dalla normativa vigente. I versamenti dovranno essere operati a seguito di emissione da parte dell'Ateneo di avviso di pagamento che precisa l'Identificativo Univoco di Pagamento (IUV) da utilizzare nella transazione.
  • Opzione senza possibilità di regolare le tempistiche del versamento
    Solo in caso di impossibilità dichiarata dal finanziatore potranno essere accettati pagamenti al di fuori di tale canale, previa richiesta all'Ateneo delle coordinate bancarie. Ciò premesso, solo qualora l'ente finanziatore dichiari impossibilità ad utilizzare il canale Pago PA, potrà essere fornito il Financial Identification Form contenente le coordinate bancarie.

Dati bancari dell’Ateneo

Aspetti gestionali del progetto

Al fine di uniformare le modalità di gestione dei progetti finanziati su bandi competitivi, l’Ateneo ha adottato una procedura di gestione nella quale sono delineate le differenti competenze, pubblicati nella cartella drive strumenti per la presentazione e gestione di progetti finanziati su bandi competitivi.

Con la nuova Programmazione E+ 2021-2027 e l’adozione dello schema di finanziamento di tipo Lump Sum, la Commissione Europea ha introdotto una forte semplificazione nelle procedure di rendicontazione dei progetti finanziati.
Sostanzialmente, le nuove regole prevedono che:

  • La rendicontazione finanziaria periodica e/o finale non è più prevista, quindi di base non è più necessario presentare al Coordinatore o all’Ente finanziatore i documenti giustificativi delle spese sostenute per l’esecuzione delle attività progettuali (fatture, timesheets, ecc.);
  • Con riferimento specifico ai timesheets, per policy interna di Ateneo, la rendicontazione delle ore uomo dedicate a un progetto Lump Sum sarà richiesta soltanto nel caso in cui il/la docente/ricercatore/ricercatrice sia contestualmente impegnato/impegnata nell’ambito di uno o più progetti che prevedono una differente forma di finanziamento, e per i quali i timesheets siano obbligatori, e soltanto dal momento in cui il/la docente/ricercatore/ricercatrice inizia a dedicare ore di lavoro a questi ultimi. Ciò al fine di monitorare l’impegno totale annuo sui progetti finanziati dall’Unione Europea evitando di superare il limite forfettario fissato dalla Commissione Europea in 1720 ore annuali;
  • Il progetto viene valutato esclusivamente dal punto di vista qualitativo, sulla base dei rapporti intermedi e finale e della documentazione comprovante l’efficace realizzazione delle attività previste ed il raggiungimento degli obiettivi dichiarati (es. deliverables, pubblicazioni, verbali di riunione, rapporti, materiali di disseminazione, ecc.);
  • In fase di progettazione sarà comunque necessario definire un budget di progetto dettagliato e realistico per uso interno.
Eleggibilità del contributo 

Secondo il Model Grant Agreement Erasmus+ 2021-2027 dedicato alle Azioni finanziate con il metodo Lump Sum, in sede di rendicontazione della realizzazione delle attività di progetto e del conseguente contributo finale richiesto, basato esclusivamente sull’effettivo completamento di tutti i Work Package di attività, i vecchi criteri di eleggibilità dei costi vengono sostituiti dalle seguenti previsioni (Art. 6.1 e 6.2):

  • il contributo Lump Sum è eleggibile se: 

    • corrisponde a quello definito nel budget di progetto
    • i Work Package sono completati e le attività sono state realizzate correttamente dagli enti beneficiari e/o i risultati sono stati raggiunti, in conformità alla descrizione del progetto e durante la durata progettuale (ad eccezione delle attività correlate all’invio del Rapporto Finale di progetto, che possono essere realizzate successivamente).

Audit

Un progetto europeo, essendo realizzabile per il tramite di finanziamenti pubblici, può essere soggetto a controlli (audit) da parte degli stessi enti finanziatori, attraverso revisori esterni, rappresentanti delle Autorità di gestione del Programma.

Nel caso specifico dei finanziamenti di tipo Lump Sum, nei quali rientrano le Azioni Erasmus+ 2021-2027, non saranno previsti audit di tipo finanziario focalizzati sull’analisi e la rendicontazione dei costi.
I controlli saranno dedicati all’analisi dell’attuazione tecnica delle attività progettuali, del raggiungimento degli obiettivi di progetto e ad altri aspetti del Grant Agreement.

In caso di audit è comunque possibile che i/le responsabili dei controlli richiedano di visionare anche documenti di tipo finanziario e contabile, tra quelli archiviati dall’ente beneficiario in applicazione delle regole contabili interne e/o nazionali, al fine di verificare la veridicità delle attività svolte.

Gli audit sono svolti a campione, anche durante il periodo di attuazione del progetto e fino a diversi anni dopo la sua conclusione, a seconda del Programma di finanziamento. Ciò comporta l'obbligo per il Dipartimento in cui si svolge il progetto di assicurare un'adeguata e ordinata archiviazione di tutti i documenti comprovanti la corretta e veritiera realizzazione delle attività ed il raggiungimento degli obiettivi progettuali.

Esenzione IVA su progetti Erasmus+

L'art. 72, comma 1 lett. c), del DPR 633/72 prevede che siano non imponibili IVA “le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate nei confronti dell'Unione Europea” e di una serie di Organismi UE indicati nella norma medesima “anche se effettuate nei confronti di imprese o enti per l’esecuzione di contratti di ricerca e di associazione conclusi con l'Unione, nei limiti, per questi ultimi, della partecipazione dell'Unione stessa”.
A tale proposito è necessario specificare che, secondo un parere scritto dell’Agenzia Nazionale Erasmus+ INDIRE, tale previsione di esenzione dell’IVA non si applica ai progetti finanziati nel quadro del Programma Erasmus+, nell’ambito dei quali quindi tutte le spese effettuate devono essere assoggettate ad IVA.

Il Programma Erasmus+ conferisce forte importanza alle attività di comunicazione e disseminazione dei progetti finanziati e dei loro risultati, considerate cruciali per favorire l’impatto dell’azione progettuale a tutti i livelli.
Già in fase di progettazione è necessario conferire la giusta importanza a questa dimensione ed è fondamentale definire una strategia di disseminazione che sia dettagliata ed efficace.
Numerose possono essere le iniziative orientate alla disseminazione e comunicazione dei risultati dei progetti Erasmus+: pubblicazioni, convegni, conferenze, workshop, mostre, incontri specifici e molto altro.

Comunicazione di progetto

In area riservata è disponibile un documento che contiene informazioni pratiche su tutte le attività di Ca' Foscari per comunicare i progetti e i loro risultati.
Scopri tutte le attività di Comunicazione e Public Engagement promosse da Ca' Foscari.
Nel sito web di Ateneo sono pubblicate le policy di Ateneo sulla comunicazione e le indicazioni su come segnalare notizie ed eventi. L’Ufficio Comunicazione e Promozione di Ateneo potrà supportare i docenti e i ricercatori nel far conoscere il proprio progetto, le attività e i risultati, attraverso articoli, interviste, social network e comunicati stampa.

Eventi di progetto

I loghi ufficiali e template per la comunicazione sono a disposizione dei docenti. Assieme al logo d’Ateneo, nei materiali legati al progetto devono sempre comparire i loghi dell’ente finanziatore e/o del programma di finanziamento. È quindi necessario consultare le linee guida sull’uso dei loghi fornite dal Programma Erasmus+ [ENG].

Sito web e valorizzazione dei risultati

Per richiedere una valutazione di fattibilità per un eventuale supporto alla costruzione del sito web di progetto, è possibile contattare il Settore Web di ASIT - Area Servizi Informatici e Telecomunicazioni.

Anche nell’ambito dei progetti di didattica, pur se in misura minore rispetto a quelli di ricerca, è possibile che si concretizzino opportunità di valorizzazione dei risultati, in termini di commercializzazione, protezione della proprietà intellettuale e tutela in genere.

Per tali attività, il servizio PInK - Promozione dell'Innovazione e del Know-how dell'Ateneo supporta il docente nell’affrontare i delicati aspetti legali, le opportunità di trasferimento tecnologico e la proprietà intellettuale. L’Ufficio andrà interpellato obbligatoriamente nelle fasi di stesura e stipula di contratti e convenzioni a valere sulle attività progettuali in cui siano presenti aspetti relativi alla proprietà intellettuale e alla valorizzazione dei risultati (Partnership Agreement, Consortium Agreement, etc.).

Open Access ai materiali didattici di Erasmus+

Erasmus+ promuove l'Open Access alle realizzazioni dei progetti per sostenere l'apprendimento, l'insegnamento, la formazione e l'animazione socio-educativa. In particolare, i beneficiari e le beneficiarie delle sovvenzioni Erasmus+ che producono risorse e supporti didattici - documenti, contenuti multimediali, software o altri materiali - nell'ambito dei progetti finanziati dal programma, si impegnano a renderli disponibili al pubblico gratuitamente mediante licenze aperte (quali ad esempio le "Creative Commons Attribution" o "Creative Commons Attribution-Share Alike" per le opere creative, "GNU Public License" e "GNU Lesser Public License" per i software, "Open Database License" per le banche dati).

I materiali devono essere facilmente accessibili e reperibili gratuitamente e senza limitazioni, e la licenza aperta deve permettere al pubblico di usare, riutilizzare, adattare e condividere la risorsa. Tali materiali sono noti come "risorse didattiche aperte" (OER). A tal fine, le risorse devono essere caricate in forma digitale modificabile su una piattaforma adeguata e accessibile liberamente. 

Malgrado le suddette raccomandazioni, i beneficiari e le beneficiarie possono scegliere licenze che impongono alcune limitazioni, ad esempio che limitano l'utilizzo commerciale da parte di altri o che esigono l'applicazione della stessa licenza alle opere derivate, purché ciò sia adeguato alla natura del progetto e al tipo di materiale e consenta comunque al pubblico di usare, riutilizzare, adattare e condividere la risorsa. L'accesso aperto è un requisito obbligatorio e non pregiudica i diritti di proprietà intellettuale dei beneficiari e delle beneficiarie della sovvenzione.

Open Access e Open data ai risultati di ricerca prodotti nell'ambito di Erasmus+

Malgrado le attività di ricerca non costituiscano la priorità di un progetto E+, il Programma incoraggia i beneficiari e le beneficiarie a pubblicare i risultati della propria ricerca su canali ad accesso aperto, vale a dire non a pagamento né soggetti ad altre limitazioni di accesso. Si raccomanda inoltre ai beneficiari ed alle beneficiarie di applicare licenze aperte a tali risultati. Se possibile, i dati raccolti nell'ambito dei progetti dovrebbero essere pubblicati sotto forma di "open data", vale a dire con licenza aperta, in formato idoneo e su un'apposita piattaforma per dati aperti.

Meccanismi di incentivazione per Responsabili di progetto

I/le docenti e ricercatori/ricercatrici responsabili scientifici di progetti europei e internazionali finanziati possono essere destinatari di compensi aggiuntivi, calcolati sulla base dell’apporto individuale alle attività di progetto. Tale misura di incentivazione è finanziata tramite una quota variabile fino ad un massimo del 45% dell’ammontare delle ore uomo del personale strutturato rendicontato sul progetto, al netto dell’importo riferibile alle ore rendicontate di eventuale personale strutturato reclutato ad hoc sul progetto.

Per maggiori informazioni, è possibile consultare il Regolamento per l’incentivazione del personale docente, ricercatore, tecnico amministrativo e collaboratore ed esperto linguistico.

Last update: 14/02/2024