Progettare una proposta Erasmus+

Il programma Erasmus+ è costituito da numerose Azioni e sotto-azioni, che agiscono su tematiche e settori differenti e presentano spesso restrizioni in termini di definizione delle aree di intervento e costruzione del partenariato.

Per un’analisi delle linee di finanziamento inerenti al Settore dell’Istruzione Superiore è possibile consultare la pagina Linee di finanziamento Erasmus+.
Per una panoramica di tutte le Azioni E+, incluse quelle riguardanti i settori Scuola, Gioventù, Educazione degli Adulti, Formazione Professionale, Sport, è possibile consultare la Guida al Programma Erasmus+.
La Call ufficiale relativa a tutte le Azioni E+ viene pubblicata dall’EACEA una volta l’anno, in autunno, ed indica le scadenze di tutte le Azioni per l’anno successivo.

Il Settore Progetti è sempre disponibile ad organizzare incontri individuali in presenza o online con docenti e ricercatori/ricercatrici interessati e interessate ad identificare fonti di finanziamento destinate a sostenere progetti, iniziative e collaborazioni internazionali nell’ambito della didattica.

I primi step da seguire

Nel caso in cui vogliate presentare una proposta progettuale nell’ambito del Programma Erasmus+ (Azioni 2, 3 e Jean Monnet, esclusi progetti di mobilità internazionale) è necessario informare tempestivamente il Settore Progetti dell’Ufficio Relazioni Internazionali ed il Settore Ricerca o Didattica del vostro Dipartimento. Si prega di fare riferimento al file Procedures and Timeline for Projects Unit support [ENG] per avere un prospetto delle tempistiche da prendere in considerazione se si intende presentare una proposta Erasmus+ o se si vuole aderire a un invito proveniente dall’esterno.

Per i progetti di mobilità, al contrario, le procedure sono le seguenti:

• Erasmus+ ICM (mobilità con Paesi extra-Europei): ogni anno tra settembre ed ottobre il Settore Progetti diffonde a tutti i/le docenti e ricercatori/ricercatrici  di Ca’ Foscari un invito a presentare proposte al fine di raccogliere tutte le manifestazioni di interesse a presentare progetti di scambio ICM. Le proposte raccolte vengono poi selezionate sulla base di criteri qualitativi e quantitativi condivisi nell’invito, con lo scopo di definire un numero complessivo ed una tipologia di progetti-Paese a cui dare seguito che siano coerenti con le priorità geografiche fissate anno per anno dalla governance di Ateneo nonché con l’evoluzione dei carichi di lavoro sostenuti dall’Ufficio Relazioni Internazionali
• Erasmus+ Europa (mobilità con Paesi membri dell’Unione Europea e Paesi associati): le proposte di accordi di scambio Erasmus+ con Università Europee non passano per una fase di progettazione e di valutazione competitiva da parte dell’Agenzia Nazionale E+. Per proporre un nuovo accordo di scambio è sufficiente contattare il Settore Mobilità dell’Ufficio Relazioni Internazionali, che fornirà ulteriori istruzioni.

Il supporto del Settore Progetti

Il Settore Progetti, in fase di definizione della proposta progettuale, fornisce supporto limitatamente alle seguenti attività:

• identificazione della linea di finanziamento più adeguata ed analisi di fattibilità/sostenibilità delle proposte
• supporto nella definizione del budget
• affiancamento nella gestione dei rapporti con l’Ente coordinatore o con le istituzioni partner
• predisposizione di schede informative e trasferimento di informazioni amministrative su richiesta dell’ente coordinatore
• supporto per la firma di documenti ufficiali (es. mandate, declaration on honour) da parte della Rettrice
• supporto tecnico nella submission della proposta, nel caso in cui UNIVE sia coordinatore del progetto

Il Settore Progetti non garantisce invece supporto nella redazione (scrittura) delle proposte progettuali e nel consolidamento e gestione del partenariato e degli stakeholder di riferimento.

Eccezione - Erasmus+ ICM: nei soli casi delle proposte per scambi di mobilità con Paesi extra-Europei, il Settore Progetti si occupa direttamente della redazione della proposta progettuale, previo colloquio con il/la docente proponente finalizzato a raccogliere le principali informazioni di contesto.

Autorizzazione alla presentazione

Per presentare un progetto con Ca’ Foscari è necessaria l’autorizzazione istituzionale attraverso delibera o decreto d’urgenza degli organi della struttura con la quale si intende presentare una proposta (Dipartimento o Centro). È quindi fondamentale contattare per tempo la segreteria della struttura di riferimento (ad esempio il Settore Ricerca del Dipartimento di afferenza), che chiederà informazioni specifiche per formalizzare la richiesta di autorizzazione e avviare l'iter di valutazione/approvazione da parte della Struttura secondo le tempistiche e le modalità da essa stabilite. Modelli delibera Dipartimento

Nell’ambito del Programma Erasmus+, l’insieme degli indirizzi strategici, dei criteri di ammissibilità, delle regole amministrative, tecniche e finanziarie da conoscere per procedere alla costruzione di una proposta progettuale sono contenute nella Guida al Programma Erasmus+.
Per le Azioni Centralizzate, ossia quelle per cui l’attribuzione ed il monitoraggio dei finanziamenti vengono gestiti direttamente dalla European Education and Culture Executive Agency (EACEA) [ENG], è possibile scaricare documenti e linee guida aggiuntive dalle sezioni Reference Documents [ENG] e Guidance and Manuals [ENG] del Funding & Tenders Portal.

Da questa pagina in particolare si possono scaricare le basi legislative, i work programme annuali e le call, i modelli di Grant Agreement, i template di application form e molto altro.
Informazioni più specifiche per ogni Azione si ritrovano nella sezione Search Funding & Tenders [ENG] del Funding & Tenders Portal, dove è possibile consultare le pagine dedicate alle call aperte e chiuse per ogni sotto-azione.
Un'ulteriore raccolta generale di tutte le informazioni e funzioni relative alle Azioni ed al portale si trova consultando il Funding & Tenders Online Manual [ENG] e il Funding & Tenders IT How To [ENG].

Per le Azioni Decentrate, ossia quelle per cui l’attribuzione ed il monitoraggio dei finanziamenti sono delegate dall’EACEA alle Agenzie Nazionali Erasmus+, vale nello specifico quanto segue: 

• Erasmus+ International Credit Mobility (ICM): le proposte progettuali sono redatte direttamente dal Settore Progetti in collaborazione con i/le docenti proponenti. Una presentazione dell’Azione ed informazioni integrative rispetto alla Guida al Programma si possono trovare nella pagina Mobilità extra UE del sito dell’Agenzia Nazionale Erasmus+;
• Cooperation Partnerships: una presentazione dell’Azione ed informazioni integrative rispetto alla Guida al Programma si possono trovare alla pagina Partenariati di Cooperazione del sito dell’Agenzia Nazionale Erasmus+. L’application form online è disponibile alla pagina Opportunities for Erasmus+ solo durante il periodo di apertura della call. Un fac-simile può essere fornito su richiesta dal Settore Progetti.

Un'ulteriore raccolta generale di tutte le informazioni e funzioni relative alle Azioni ed al portale si trova consultando l’Erasmus+ and European Solidarity Corps guides [ENG].

Per le Azioni Centralizzate, la submission della proposta da parte dell’ente coordinatore del partenariato avviene tramite il Funding & Tenders Portal, accedendo alla pagina della call della sotto-azione di interesse tramite la sezione Search Funding & Tenders [ENG] e cliccando nella sezione “Start Submission”.
Per tali azioni l’application form si compone di una parte relativa ad informazioni anagrafiche e generali da compilare online (Part A) e la sezione di descrizione di tutte le fasi del progetto (Part B), la quale è costituita da un documento word, scaricabile sempre dall’application online, che al netto di piccole differenze ha la stessa struttura per tutte le sotto-azioni.
Un fac-simile della Part B può essere fornito su richiesta dal Settore Progetti.
Le informazioni tecniche generali per sottoporre una proposta Erasmus+ sotto un’Azione Centralizzata si trovano nel Proposal Submission Service User Manual [ENG].

Per le Azioni Decentrate, la submission della proposta da parte dell’ente coordinatore del partenariato avviene tramite la sezione Open Calls [ENG] dell’Erasmus+ and European Solidarity Corps Portal [ENG], scegliendo la call aperta relativa alla sotto-azione di interesse e cliccando su “Apply”.
Le informazioni tecniche generali per sottoporre una proposta Erasmus+ sotto un’Azione Decentrata si trovano nella sezione Applicant Guides - Sudmission Phase [ENG].
Il Programma Erasmus+ prevede l’uso dell’Organization ID (OID), un codice numerico di 9 cifre che identifica Ca' Foscari presso la Commissione Europea, che deve essere inserito nella Part A della proposta e che sostituisce il Participant Identification Code (PIC).
I dati identificativi dell'Università Ca’ Foscari di Venezia sono i seguenti:

• Legal name: UNIVERSITA CA' FOSCARI VENEZIA
• OID: E10209112
• PIC: 999897341

Ciascuna struttura dell’Ateneo è tenuta a utilizzare questo OID senza crearne di nuovi.

In area riservata è disponibile una descrizione standard dell’Ateneo [ENG], delle sue attività e dei progetti realizzati, da adattare a seconda del bando a cui si sta partecipando.
È disponibile altresì la lista dei progetti Erasmus+ [ENG] a cui Ca’ Foscari ha partecipato negli ultimi 4 anni.

Se si è capofila di una proposta progettuale è necessario dettagliare come si prevede di gestire il partenariato e quali saranno gli strumenti per farlo.
In area riservata è disponibile una check-list dedicata al Work Package relativo al Management di progetto [ENG].

Si tratta di due strumenti tecnici molto utili per la strutturazione di una proposta progettuale quando si agisce come capofila e applicant (che è sempre utile allegare alla candidatura, anche se non esplicitamente richiesti):

• il quadro logico, di cui è disponibile un modello di riferimento in Area riservata, consiste in una matrice che consente di riassumere tutti gli obiettivi, i risultati e le attività, schematizzando le fasi di progettazione, gestione, monitoraggio e valutazione del progetto;

• il diagramma di Gantt, di cui è disponibile un modello di riferimento sempre in Area riservata, illustra schematicamente il calendario di realizzazione delle attività per pianificare, coordinare e monitorare le attività specifiche relative ad un singolo progetto.

La disseminazione consiste nella diffusione dei risultati di un progetto presso i diversi stakeholder (altri ricercatori, policy maker, attori industriali e/o commerciali, associazioni di categoria, ...); va pianificata in maniera specifica in modo da permettere che i diversi attori coinvolti possano utilizzare i risultati nel proprio lavoro quotidiano. Per questo, il processo di disseminazione va programmato sin dalla fase di progettazione.

In area riservata è disponibile un documento che contiene informazioni pratiche su tutte le attività di Ca' Foscari per comunicare i progetti e i relativi risultati, utile in fase di redazione della proposta.

Lo sfruttamento dei risultati (exploitation) riguarda il possibile uso dei risultati di progetto durante e dopo l'implementazione dello stesso. Esso può quindi concretizzarsi nel delinearsi di nuove policy, nel portare i risultati sul mercato attraverso licenze, brevetti o spin-off, o nel contribuire alla risoluzione di problemi sociali ed economici a livello locale, nazionale o internazionale.

Per quei progetti che prevedono trasferimento tecnologico e di conoscenza, il servizio PInK - Promozione dell'Innovazione e del Know-how dell'Ateneo supporta il/la docente/ricercatore/ricercatrice nell'affrontare i delicati aspetti legali alla proprietà intellettuale e alla protezione e valorizzazione dei risultati della ricerca.

Open Access ai materiali didattici di Erasmus+

Erasmus+ promuove l'Open Access alle realizzazioni dei progetti per sostenere l'apprendimento, l'insegnamento, la formazione e l'animazione socio-educativa. In particolare, i beneficiari e le beneficiarie delle sovvenzioni Erasmus+ che producono risorse e supporti didattici - documenti, contenuti multimediali, software o altri materiali - nell'ambito dei progetti finanziati dal programma, si impegnano a renderli disponibili al pubblico gratuitamente mediante licenze aperte (quali ad esempio le "Creative Commons Attribution" o "Creative Commons Attribution-Share Alike" per le opere creative, "GNU Public License" e "GNU Lesser Public License" per i software, "Open Database License" per le banche dati). 

I materiali devono essere facilmente accessibili e reperibili gratuitamente e senza limitazioni, e la licenza aperta deve permettere al pubblico di usare, riutilizzare, adattare e condividere la risorsa. Tali materiali sono noti come "risorse didattiche aperte" (OER). A tal fine, le risorse devono essere caricate in forma digitale modificabile su una piattaforma adeguata e accessibile liberamente. 

Malgrado le suddette raccomandazioni, i beneficiari e le beneficiarie possono scegliere licenze che impongono alcune limitazioni, ad esempio che limitano l'utilizzo commerciale da parte di altri o che esigono l'applicazione della stessa licenza alle opere derivate, purché ciò sia adeguato alla natura del progetto e al tipo di materiale e consenta comunque al pubblico di usare, riutilizzare, adattare e condividere la risorsa. L'accesso aperto è un requisito obbligatorio e non pregiudica i diritti di proprietà intellettuale dei beneficiari e delle beneficiarie della sovvenzione.

Open Access e Open data ai risultati di ricerca prodotti nell'ambito di Erasmus+

Malgrado le attività di ricerca non costituiscano la priorità di un progetto E+, il Programma incoraggia i beneficiari e le beneficiarie a pubblicare i risultati della propria ricerca su canali ad accesso aperto, vale a dire non a pagamento né soggetti ad altre limitazioni di accesso. Si raccomanda inoltre ai beneficiari ed alle beneficiarie di applicare licenze aperte a tali risultati. Se possibile, i dati raccolti nell'ambito dei progetti dovrebbero essere pubblicati sotto forma di "open data", vale a dire con licenza aperta, in formato idoneo e su un'apposita piattaforma per dati aperti.

Una delle attività chiave dei progetti europei è la comunicazione. Un progetto che non sa raccontarsi ai cittadini europei ed alle cittadine europee, infatti, avrà un impatto limitato. Per questo è importante avere una strategia di comunicazione definita che sappia sfruttare gli strumenti multimediali oggi a disposizione. In area riservata è disponibile un documento che contiene informazioni pratiche su tutte le attività di Ca' Foscari per comunicare i progetti e i relativi risultati, utile in fase di redazione della proposta.

Scopri tutte le attività di Comunicazione e Public Engagement promosse da Ca' Foscari.

Come tradurre i titoli di studio? O gli organi accademici? I glossari italiano-inglese sono stati sviluppati sulla base delle indicazioni fornite dai/dalle docenti e dal personale tecnico-amministrativo di competenza e delle direttive linguistiche approvate dal Senato Accademico. Per la stesura di documenti ufficiali o per la creazione di pagine web è raccomandabile utilizzare le traduzioni indicate.

Travel and accommodation costs - Costi di missione

Si tratta delle spese di viaggio, vitto e alloggio previste per partecipare ai meeting e alle attività previste dal progetto. In questa categoria di costi possono essere rendicontate le spese sostenute dal personale dipendente del beneficiario impegnato nelle attività del progetto e le spese di trasferta relative agli invited speakers.
In Area riservata è possibile trovare delle proposte di Unit Cost for travel [ENG] forniti dal Programma Erasmus+ per stimare il budget relativo a questa categoria di costi.
Per le procedure specifiche ed eventuali restrizioni alla realizzazione di missioni nell’ambito di un progetto Erasmus+, è possibile consultare il Regolamento di Ateneo per le Missioni.

Other goods, works and services - Costi per altri beni e servizi

Si tratta di tutti quei beni che per loro natura sono consumabili, ovvero non suscettibili di uso continuativo o ripetuto in quanto il loro utilizzo comporta necessariamente la loro distruzione.
I consumabili non vanno confusi con i costi indiretti (overhead), che invece comprendono l’acquisto di materiale non direttamente imputabile al progetto.
In questa categoria sono compresi anche i costi di beni e servizi specifici acquistati per la realizzazione delle attività progettuali, come per esempio costi di disseminazione, costi relativi alla proprietà intellettuale, traduzioni, costi di audit, fees per la partecipazione a conferenze.
In Area riservata è possibile trovare delle proposte di Unit Cost for dissemination events [ENG] forniti dal Programma Erasmus+ per stimare il budget relativo ai costi degli eventi di disseminazione.

Si tratta di servizi affidati a terzi, che l’ente beneficiario non è in grado di svolgere internamente. Il subcontratto non può riguardare attività principali del progetto (per esempio il coordinamento o l'attività tecnica di creazione di software informatici o MOOC o prodotti didattici in genere) e spesso il Programma E+ impone un limite al peso che tale categoria può avere nell’ambito del budget complessivo. Le spese sono eleggibili quando l’affidamento rispetta la normativa nazionale e i regolamenti interni in vigore.

In genere l’ente finanziatore riconosce che l’ente beneficiario, nel realizzare le attività di progetto, incorrerà in una serie di spese difficilmente riconducibili all’implementazione delle attività di progetto, come i consumi telefonici, le spese postali, quelle di cancelleria, i canoni di affitto, il riscaldamento, l’elettricità, le pulizie etc. Contabilizzare queste spese e riferirle direttamente al progetto è molto difficile (e richiederebbe una mole di lavoro economicamente non giustificabile); per questa ragione, l’ente finanziatore riconosce al beneficiario una somma forfettaria a copertura di queste spese come percentuale dei costi diretti, che non andrà rendicontata al termine del progetto.

Per la gran parte delle Azioni E+ il contributo dell’ente finanziatore non copre il 100% del budget di progetto, per cui la restante quota sarà a carico del beneficiario.
Il cofinanziamento, tuttavia, non implica necessariamente un ulteriore impegno di spesa. Esso, infatti, può essere coperto anche attraverso la rendicontazione delle spese del personale strutturato che partecipa al progetto.

Nel caso in cui Ca’ Foscari coordini il progetto, una volta conclusa la scrittura della proposta e del budget è necessario caricare la documentazione nel portale del programma, prestando attenzione:

• alla documentazione richiesta per l’ammissibilità della proposta
• alle firme richieste: in molti programmi il legale rappresentante deve firmare una o più dichiarazioni; in questo caso, il Settore Progetti si occuperà di ottenere le firme della Rettrice. Poiché questa procedura potrebbe richiedere del tempo, è importante organizzare questo aspetto con almeno 3 settimane di anticipo rispetto alla scadenza della call
• alla validazione di tutti i dati e i documenti caricati online.

Stampare o salvare copia della ricevuta generata dal portale è una buona pratica.

La valutazione delle proposte dura alcuni mesi ed è effettuata da valutatori esterni nominati dall'Ente finanziatore (Commissione Europea, Agenzia Nazionale Erasmus+) in base alle loro competenze.

La proposta viene valutata sotto il profilo dell’ammissibilità formale e dal punto di vista qualitativo.

I criteri di valutazione sono descritti nella Guida al Programma Erasmus+ e nelle call e, al termine dell’iter, le candidature riceveranno una valutazione dettagliata con dei punteggi per ciascun criterio.

Conoscere la valutazione è molto utile per migliorare le proposte progettuali che si intendono presentare in futuro. Una proposta non approvata può infatti venire ripresentata e, grazie ai miglioramenti basati sull’analisi della valutazione, ha maggiori possibilità di essere finanziata.

Per quanto riguarda Erasmus+, è possibile consultare le istruzioni riportate nel Funding and Tenders Online Manual [ENG] (sezione Evaluation & Grant signature).