Administrative Service of the University Libraries (SaSBA)

Acquisti di beni e servizi secondo le procedure regolamentari, con registrazione nelle piattaforme contabili appropriate (U-Gov, MePA, ecc.)

• Attività amministrativo – contabile correlata (acquisizione e verifica preventivi, effettuazione procedure di gara, scelta fornitore, buono d’ordine, ecc)
• Contatti con i fornitori, collaudo del bene o verifica esecuzione dei servizi
• Programmazione degli acquisti sulla base delle richieste delle biblioteche di area e del Sistema bibliotecario nel suo complesso
• Ricezione delle fatture, controllo e verifica della documentazione preliminare e degli ordini trasmessi, registrazione patrimoniale ove previsto

Acquisizione materiale librario, risorse elettroniche e periodici per le biblioteche di Area, in economia o tramite gara d’appalto

• Acquisizione dichiarazioni di legge, DURC e tracciabilità del fornitore, CIG
• Registrazione dei processi contabili e avvio del processo di liquidazione
• Ricezione delle fatture, controllo e verifica della documentazione preliminare, definizione periodica del valore patrimoniale in aumento per nuove acquisizioni o in diminuzione per scarti
• Trasmissione informazioni contabili alle Biblioteche di area per l’avvio della procedura di ordinazione in Sebina
• Verifica della copertura finanziaria e della fattibilità dell’acquisto in base alle norme regolamentari

Gestione degli introiti derivanti da servizi erogati a utenti esterni

• Decreto di variazione a bilancio per maggiori entrate non previste
• Monitoraggio dei conti sia per quanto attiene le entrate e le spese di riferimento
• Registrazione fatture attive in ambito commerciale degli introiti versati, effettuazione dei versamenti presso il conto di tesoreria

Proposta bilancio preventivo, gestione variazioni, stanziamenti definitivi e conto consuntivo di fine esercizio per il Sistema Bibliotecario di Ateneo

• Determinazione avanzo di amministrazione, libero e/o vincolato, determinazione riporto economie esercizio precedente, riaccertamento residui attivi e/o passivi esercizi precedenti
• Predisposizione del conto consuntivo di esercizio e atti conseguenti
• Programmazione e approvazione budget preventivo
• Variazioni e storni in corso di esercizio e verifica allineamento fra le somme delle previsioni entrate e accertamenti, al fine di operare eventuali correttivi in diminuzione o aumento delle varie poste, sia in entrata che in uscita

Attività di rimborso missioni al personale strutturato, rimborsi spese e/o compenso a ospiti/conferenzieri e spese ospitalità e servizi per convegni o conferenze

• Raccolta autorizzazioni, stesura programmi, buoni di ordinazione, lettere di incarichi, conferme e prenotazioni
• Ricezione richieste, preventivi per servizi, contatti con conferenzieri, predisposizione documentazione
• Verifica della documentazione presentata a giustificazione di spesa in base alle normative di legge e ai regolamenti vigenti e avvio processo di liquidazione della spesa