Gestire un progetto Erasmus+

Con la nuova Programmazione E+ 2021-2027 e l’adozione dello schema di finanziamento di tipo Lump Sum, la Commissione Europea ha introdotto una forte semplificazione nelle procedure di rendicontazione dei progetti finanziati.
Sostanzialmente, le nuove regole prevedono che:

• La rendicontazione finanziaria periodica e/o finale non è più prevista, quindi di base non è più necessario presentare al Coordinatore o all’Ente finanziatore i documenti giustificativi delle spese sostenute per l’esecuzione delle attività progettuali (fatture, timesheets, ecc.);
• Con riferimento specifico ai timesheets, per policy interna di Ateneo, la rendicontazione delle ore uomo dedicate a un progetto Lump Sum sarà richiesta soltanto nel caso in cui il/la docente/ricercatore/ricercatrice sia contestualmente impegnato/impegnata nell’ambito di uno o più progetti che prevedono una differente forma di finanziamento, e per i quali i timesheets siano obbligatori, e soltanto dal momento in cui il/la docente/ricercatore/ricercatrice inizia a dedicare ore di lavoro a questi ultimi. Ciò al fine di monitorare l’impegno totale annuo sui progetti finanziati dall’Unione Europea evitando di superare il limite forfettario fissato dalla Commissione Europea in 1720 ore annuali;
• Il progetto viene valutato esclusivamente dal punto di vista qualitativo, sulla base dei rapporti intermedi e finale e della documentazione comprovante l’efficace realizzazione delle attività previste ed il raggiungimento degli obiettivi dichiarati (es. deliverables, pubblicazioni, verbali di riunione, rapporti, materiali di disseminazione, ecc.);
• In fase di progettazione sarà comunque necessario definire un budget di progetto dettagliato e realistico per uso interno.

Eleggibilità del contributo 

Secondo il Model Grant Agreement Erasmus+ 2021-2027 dedicato alle Azioni finanziate con il metodo Lump Sum, in sede di rendicontazione della realizzazione delle attività di progetto e del conseguente contributo finale richiesto, basato esclusivamente sull’effettivo completamento di tutti i Work Package di attività, i vecchi criteri di eleggibilità dei costi vengono sostituiti dalle seguenti previsioni (Art. 6.1 e 6.2):

• il contributo Lump Sum è eleggibile se: 
  • corrisponde a quello definito nel budget di progetto
  • i Work Package sono completati e le attività sono state realizzate correttamente dagli enti beneficiari e/o i risultati sono stati raggiunti, in conformità alla descrizione del progetto e durante la durata progettuale (ad eccezione delle attività correlate all’invio del Rapporto Finale di progetto, che possono essere realizzate successivamente).

Audit

Un progetto europeo, essendo realizzabile per il tramite di finanziamenti pubblici, può essere soggetto a controlli (audit) da parte degli stessi enti finanziatori, attraverso revisori esterni, rappresentanti delle Autorità di gestione del Programma.

Nel caso specifico dei finanziamenti di tipo Lump Sum, nei quali rientrano le Azioni Erasmus+ 2021-2027, non saranno previsti audit di tipo finanziario focalizzati sull’analisi e la rendicontazione dei costi.
I controlli saranno dedicati all’analisi dell’attuazione tecnica delle attività progettuali, del raggiungimento degli obiettivi di progetto e ad altri aspetti del Grant Agreement.

In caso di audit è comunque possibile che i/le responsabili dei controlli richiedano di visionare anche documenti di tipo finanziario e contabile, tra quelli archiviati dall’ente beneficiario in applicazione delle regole contabili interne e/o nazionali, al fine di verificare la veridicità delle attività svolte.

Gli audit sono svolti a campione, anche durante il periodo di attuazione del progetto e fino a diversi anni dopo la sua conclusione, a seconda del Programma di finanziamento. Ciò comporta l'obbligo per il Dipartimento in cui si svolge il progetto di assicurare un'adeguata e ordinata archiviazione di tutti i documenti comprovanti la corretta e veritiera realizzazione delle attività ed il raggiungimento degli obiettivi progettuali.

Esenzione IVA su progetti Erasmus+

L'art. 72, comma 1 lett. c), del DPR 633/72 prevede che siano non imponibili IVA “le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate nei confronti dell'Unione Europea” e di una serie di Organismi UE indicati nella norma medesima “anche se effettuate nei confronti di imprese o enti per l’esecuzione di contratti di ricerca e di associazione conclusi con l'Unione, nei limiti, per questi ultimi, della partecipazione dell'Unione stessa”.
A tale proposito è necessario specificare che, secondo un parere scritto dell’Agenzia Nazionale Erasmus+ INDIRE, tale previsione di esenzione dell’IVA non si applica ai progetti finanziati nel quadro del Programma Erasmus+, nell’ambito dei quali quindi tutte le spese effettuate devono essere assoggettate ad IVA.

Sito web e valorizzazione dei risultati

Open Access ai materiali didattici di Erasmus+

Erasmus+ promuove l'Open Access alle realizzazioni dei progetti per sostenere l'apprendimento, l'insegnamento, la formazione e l'animazione socio-educativa. In particolare, i beneficiari e le beneficiarie delle sovvenzioni Erasmus+ che producono risorse e supporti didattici - documenti, contenuti multimediali, software o altri materiali - nell'ambito dei progetti finanziati dal programma, si impegnano a renderli disponibili al pubblico gratuitamente mediante licenze aperte (quali ad esempio le "Creative Commons Attribution" o "Creative Commons Attribution-Share Alike" per le opere creative, "GNU Public License" e "GNU Lesser Public License" per i software, "Open Database License" per le banche dati).

I materiali devono essere facilmente accessibili e reperibili gratuitamente e senza limitazioni, e la licenza aperta deve permettere al pubblico di usare, riutilizzare, adattare e condividere la risorsa. Tali materiali sono noti come "risorse didattiche aperte" (OER). A tal fine, le risorse devono essere caricate in forma digitale modificabile su una piattaforma adeguata e accessibile liberamente. 

Malgrado le suddette raccomandazioni, i beneficiari e le beneficiarie possono scegliere licenze che impongono alcune limitazioni, ad esempio che limitano l'utilizzo commerciale da parte di altri o che esigono l'applicazione della stessa licenza alle opere derivate, purché ciò sia adeguato alla natura del progetto e al tipo di materiale e consenta comunque al pubblico di usare, riutilizzare, adattare e condividere la risorsa. L'accesso aperto è un requisito obbligatorio e non pregiudica i diritti di proprietà intellettuale dei beneficiari e delle beneficiarie della sovvenzione.

Open Access e Open data ai risultati di ricerca prodotti nell'ambito di Erasmus+

Malgrado le attività di ricerca non costituiscano la priorità di un progetto E+, il Programma incoraggia i beneficiari e le beneficiarie a pubblicare i risultati della propria ricerca su canali ad accesso aperto, vale a dire non a pagamento né soggetti ad altre limitazioni di accesso. Si raccomanda inoltre ai beneficiari ed alle beneficiarie di applicare licenze aperte a tali risultati. Se possibile, i dati raccolti nell'ambito dei progetti dovrebbero essere pubblicati sotto forma di "open data", vale a dire con licenza aperta, in formato idoneo e su un'apposita piattaforma per dati aperti.