Segnalazioni condotte illecite presentate da dipendenti ed equiparati (whistleblowing)

Emanato con D.R. n. 825 del 14/10/2022.
In vigore dal 21/10/2022.

Art. 1 - Oggetto

1. Con il presente Regolamento, l’Università Ca’ Foscari Venezia (di seguito anche “Università” o “Ateneo”) intende disciplinare la presentazione e la gestione di segnalazioni di condotte illecite avanzate, nell’interesse generale all’integrità, alla legalità e al buon andamento dell’Università, da parte di dipendenti dell’Ateneo e di soggetti equiparati che ne siano venuti a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro (“whistleblowing”), offrendo adeguate tutele ai segnalanti affinché gli stessi non siano esposti a conseguenze sfavorevoli. Le tutele in favore del segnalante previste dall’art. 54-bis del D.Lgs. n. 165/2001 e dall’art. 3 della L. n. 179/2017 vengono accordate unicamente in caso di segnalazione rivolta al Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza (d’ora in avanti anche denominato, per brevità, RPCT) di Ateneo, nominato ai sensi dell’art. 1, c. 7, della L. n. 190/2012, con le modalità di cui al successivo art. 4.
2. Scopo del Regolamento è favorire una pratica dall’elevato valore civico, capace di far emergere, e perciò prevenire e contrastare, illeciti suscettibili di arrecare pregiudizio al patrimonio e/o all’immagine e credibilità dell’Ateneo.
3. Il presente Regolamento è emanato ai sensi dell’art. 54-bis del D.Lgs. n. 165/2001, rubricato “Tutela del dipendente pubblico che segnala illeciti”, ivi introdotto dall’art. 1, c. 51, della L. n. 190/2012 e riformulato dall’art. 1 della L. n. 179/2017, nonché ai sensi delle Linee Guida in materia approvate dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) con Delibera n. 469/2021 sentito il Garante per la Protezione dei Dati Personali.

Art. 2 - Autori delle segnalazioni e relative tutele e responsabilità

1. Possono presentare segnalazioni di condotte illecite godendo delle tutele previste dall’art. 54-bis del D.Lgs. n. 165/2001 e dall’art. 3 della L. n. 179/2017:
   1. i “dipendenti” dell’Ateneo, ossia i Dirigenti, il personale tecnico-amministrativo, i tecnologi, i collaboratori ed esperti linguistici, il personale docente e ricercatore;
   2. i “soggetti equiparati” ai dipendenti dell’Ateneo, ai soli fini del presente Regolamento, ossia i consulenti e collaboratori dell’Ateneo a qualsiasi titolo (compresi, a titolo esemplificativo e non esaustivo, gli assegnisti, i visiting professor e i docenti a contratto), i lavoratori e collaboratori delle imprese fornitrici di beni o servizi e che realizzano opere in favore dell’Ateneo, nonché i lavoratori e collaboratori di Fondazione Università Ca’ Foscari Venezia, quale ente strumentale dell’Ateneo.

2. L’Ateneo garantisce ai dipendenti di cui al precedente c. 1, lett. a), e ai soggetti equiparati di cui al precedente c. 1, lett. b), che effettuino una segnalazione al RPCT con le modalità di cui al successivo art. 4 la piena ed effettiva osservanza del sistema legale di tutela e protezione degli autori di segnalazioni di condotte illecite che ne siano venuti a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro. In particolare, assicura:
   1. la tutela della riservatezza dell’identità del segnalante e della segnalazione, ai sensi dell’art. 54-bis, c. 3, del D.Lgs. n. 165/2001; conseguentemente la segnalazione è sottratta all’accesso documentale di cui agli artt. 22 e ss. della L. n. 241/1990, ai sensi dell’art. 54-bis, c. 4, del D.Lgs. n. 165/2001, e all’accesso civico generalizzato di cui all’art. 5, c. 2, del D.Lgs. n. 33/2013; la sottrazione all’accesso decade nel caso in cui la segnalazione sia stata trasmessa anche a soggetti diversi da quelli indicati dalla legge (RPCT, ANAC, autorità giudiziaria ordinaria, autorità giudiziaria contabile), con conseguente disvelamento dell’identità del segnalante;
   2. la tutela da eventuali misure ritorsive o discriminatorie adottate dall’Ateneo nei confronti del segnalante a causa della segnalazione effettuata, ai sensi dell’art. 54-bis, c. 1, del D.Lgs. n. 165/2001 (sanzione, demansionamento, licenziamento, trasferimento, altra misura organizzativa avente effetti negativi diretti o indiretti sulle condizioni di lavoro); 
   3. l’esclusione della responsabilità nel caso in cui il segnalante sveli, per giusta causa, notizie coperte dall’obbligo di segreto d’ufficio, aziendale, professionale, scientifico o industriale (artt. 326, 622, 623 del Codice Penale) ovvero violi l’obbligo di fedeltà (art. 2105 del Codice Civile), ai sensi dell’art. 3 della L. n. 179/2017.

3. Le tutele previste per l’istituto del whistleblowing vengono meno nel caso in cui sia accertata giudizialmente, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del segnalante per i reati di calunnia o diffamazione o comunque per reati commessi con la segnalazione ovvero venga accertata la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave. Sono altresì fonte di responsabilità eventuali forme di abuso, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto del presente Regolamento.
4. Le segnalazioni provenienti da soggetti diversi da quelli di cui al precedente c. 1 (ad esempio, studenti, cittadini, organizzazioni, associazioni, ecc.) presentate attraverso il canale dedicato al whistleblowing sono prese in considerazione senza, tuttavia, che siano fornite le tutele previste dall’art. 54-bis del D.Lgs. n. 165/2001 e dall’art. 3 della L. n. 179/2017.
5. Le segnalazioni anonime, ossia prive di elementi che consentano di identificare il relativo autore, purché recapitate tramite le modalità previste dal presente Regolamento, sono prese in considerazione ove si presentino adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari, in modo da far emergere fatti e situazioni connessi a contesti determinati.

Art. 3 - Segnalazioni di condotte illecite 

1. La segnalazione deve avere ad oggetto “illeciti”, ossia atti o fatti, commissivi od omissivi, tentati o perfezionati, riconducibili non solo ai delitti contro la Pubblica Amministrazione di cui al Titolo II, Capo I, del Codice Penale, ma altresì a cattiva amministrazione, malfunzionamento, irregolarità, deviazione dall’imparziale cura dell’interesse pubblico, anche privi di rilievo penale, ivi comprese le violazioni di norme anche interne all’Ateneo (ad esempio, Statuto, Regolamenti, Circolari, Codice Etico e di Comportamento, Piano Triennale della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza, ecc.).
2. Il fine della segnalazione è l’oggettivo interesse generale all’integrità, alla legalità, alla trasparenza e al buon andamento dell’Ateneo: l’eventuale interesse personale concorrente è irrilevante ai fini del presente Regolamento.
3. Per poter godere delle tutele previste dall’art. 54-bis del D.Lgs. n. 165/2001 e dall’art. 3 della L. n. 179/2017, gli illeciti devono essere conosciuti in virtù del rapporto di lavoro ovvero in occasione dello svolgimento del rapporto di servizio o fornitura o realizzazione di opera in favore dell’Ateneo.
4. Le tutele previste per l’istituto del whistleblowing non si applicano alle segnalazioni di informazioni che siano già totalmente di dominio pubblico e alle notizie prive di fondamento.
5. La segnalazione deve essere il più possibile circostanziata. In particolare, è opportuno risultino chiare:
   1. le generalità e i recapiti del soggetto che effettua la segnalazione, con l’indicazione della posizione ricoperta o della funzione svolta;
   2. le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto segnalato;
   3. la descrizione il più possibile completa e dettagliata del fatto segnalato, da cui sia chiaramente desumibile un episodio di condotta illecita;
   4. le generalità o altri elementi identificativi dei soggetti a cui attribuire il fatto segnalato;
   5. le generalità o altri elementi identificativi di eventuali altri soggetti informati sul fatto segnalato;
   6. ogni altra eventuale informazione utile al riscontro del fatto segnalato;
   7. eventuali documenti allegati che possono fornire elementi di fondatezza del fatto segnalato.

Art. 4 - Modalità di presentazione delle segnalazioni al RPCT

1. La segnalazione di cui al precedente art. 3 deve essere presentata al RPCT di Ateneo.
2. La segnalazione va presentata attraverso la seguente modalità: compilazione del form presente nell’apposita piattaforma informatica disponibile sul sito internet istituzionale all’interno della sottosezione “Altri contenuti” / “Whistleblowing - segnalazione di condotte illecite” della sezione Amministrazione Trasparente; tale piattaforma, accessibile presso l’Ateneo solo dal RPCT, è dotata di un protocollo di crittografia che garantisce la segregazione dell’identità del segnalante dal contenuto della segnalazione; a ogni segnalazione viene attribuito un codice univoco, con la registrazione di data e ora di ricezione; attraverso il codice univoco, il segnalante può verificare lo stato di avanzamento della gestione della segnalazione e interagire con il RPCT.
3. Una volta ricevuta, su richiesta del RPCT la segnalazione viene assunta al protocollo informatico di Ateneo, con modalità riservata, da parte del Settore Protocollo.
4. Il “custode dell’identità” del segnalante – ossia il soggetto che assicura la conservazione del nominativo dell’autore disgiuntamente dalla segnalazione senza conoscerne i dettagli e che, dietro esplicita e motivata richiesta, consente al RPCT di accedere all’identità del segnalante essendo in possesso dei codici criptati da utilizzare nella piattaforma informatica – è il RPCT di Ateneo stesso, a meno che l’Università non stabilisca con apposito atto organizzativo un altro soggetto dotato dei requisiti di imparzialità e indipendenza. L’associazione della segnalazione con l’identità del segnalante può avvenire solo ove strettamente necessario ai fini dell’attività di verifica o su istanza degli organi esterni inquirenti riportando la motivazione nella piattaforma informatica.
5. È fatto divieto al RPCT di rivelare l’identità del segnalante, ai sensi dell’art. 54-bis, c. 3, del D.Lgs. n. 165/2001, come disciplinato dal successivo art. 5, c. 4. Il divieto è riferito anche ai contenuti della segnalazione, inclusa l’eventuale documentazione allegata, che consentano di risalire, anche indirettamente, all’identità del segnalante. Sono fatti salvi gli obblighi di denuncia all’autorità giudiziaria ordinaria o a quella contabile previsti dalla legge.

Art. 5 - Gestione delle segnalazioni

1. Il RPCT svolge una preliminare attività di verifica e analisi della segnalazione al fine di valutare la sussistenza dei requisiti essenziali per poter accordare al segnalante le tutele previste dall’art. 54-bis del D.Lgs. n. 165/2001 e dall’art. 3 della L. n. 179/2017. Il termine per l’esame preliminare della segnalazione è di quindici giorni dalla ricezione della stessa. Entro tale periodo, ove quanto denunciato non sia adeguatamente circostanziato, il RPCT può chiedere al segnalante, tramite la piattaforma informatica, elementi integrativi; in tal caso il termine di quindici giorni decorre nuovamente dalla ricezione delle integrazioni. Il RPCT comunica l’eventuale inammissibilit๠della segnalazione al segnalante tramite la piattaforma informatica, ovvero avvia l’istruttoria interna informando il segnalante.
2. Valutata l’ammissibilità della segnalazione, il RPCT avvia l’istruttoria interna sui fatti o sulle condotte segnalate nel rispetto dei principi di imparzialità, riservatezza e trasparenza, fornendo informazioni al segnalante sullo stato di avanzamento dell’istruttoria con riferimento agli snodi principali. Il termine per la definizione dell’istruttoria è di sessanta giorni, che decorrono dalla data di avvio della stessa comunicata al segnalante. Il RPCT può instaurare un dialogo con il segnalante, chiedendo allo stesso chiarimenti, documenti o informazioni ulteriori attraverso la piattaforma informatica – in tal caso il termine di sessanta giorni subisce una sospensione –, nonché acquisire atti e documenti da altri uffici dell’amministrazione, avvalersi del loro supporto e coinvolgere terze persone tramite richieste specifiche e audizioni (debitamente verbalizzate, con sottoscrizione del verbale in ogni singola pagina da parte delle persone convocate e del RPCT), avendo sempre cura di non compromettere la tutela della riservatezza del segnalante, del segnalato e delle altre persone menzionate nella segnalazione; il RPCT può condividere con altri soggetti estratti accuratamente anonimizzati della segnalazione prestando, in ogni caso, la massima attenzione per evitare che dalle informazioni e dai fatti descritti si possa risalire all’identità del segnalante. Laddove si renda necessario, il RPCT può chiedere al Consiglio di Amministrazione, fornendo adeguata motivazione, l’estensione del termine procedimentale; laddove tale richiesta venga autorizzata, il RPCT ne dà comunicazione al segnalante.
3. Conclusa l’attività istruttoria, in caso di manifesta infondatezza il RPCT archivia motivatamente la segnalazione informandone il segnalante tramite la piattaforma informatica. In caso di non manifesta infondatezza, il RPCT, dandone comunicazione al segnalante tramite piattaforma informatica, trasmette gli esiti dell’istruttoria, senza compromettere la riservatezza dell’identità del segnalante, alle figure e agli organi preposti interni (Rettore, Direttore Generale, Dirigente della struttura interessata, Nucleo di Valutazione, Ufficio Procedimenti Disciplinari, Collegio di Disciplina) o alle istituzioni/enti esterni (ANAC, Ispettorato della Funzione Pubblica, autorità giudiziaria ordinaria o autorità giudiziaria contabile), secondo le rispettive competenze. Nel caso di trasmissione della segnalazione alle autorità giudiziarie competenti, il RPCT evidenzia che si tratta di una segnalazione pervenuta da un soggetto a cui l’ordinamento riconosce la tutela della riservatezza ai sensi dell’art. 54-bis del D.Lgs. n. 165/2001; laddove detta identità venga successivamente richiesta dall’autorità giudiziaria ordinaria o contabile, il RPCT fornisce tale indicazione previa notifica al segnalante.
4. Ai sensi dell’art. 54-bis, c. 3, del D.Lgs. n. 165/2001, nell’ambito del procedimento disciplinare l’identità del segnalante non può essere rivelata ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa; qualora la contestazione sia fondata in tutto o in parte sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione è utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso del segnalante alla rivelazione della sua identità. Nell’ambito del procedimento penale l’identità del segnalante è coperta dal segreto investigativo nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 del Codice di Procedura Penale. Nell’ambito del procedimento dinanzi alla Corte dei Conti l’identità del segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria.
5. Non spetta al RPCT accertare responsabilità individuali, né svolgere controlli di legittimità o di merito su atti e provvedimenti adottati dall’Ateneo.
6. Nella relazione annuale di cui all’art. 1, c. 14, della L. n. 190/2012, il RPCT rende conto delle segnalazioni ricevute, archiviate e istruite, comprese quelle anonime e provenienti da individui diversi dai dipendenti dell’Ateneo e dai soggetti ad essi equiparati, senza compromettere la riservatezza dell’identità dei segnalanti.
7. Sulla base delle violazioni o comunque delle criticità emerse dalle segnalazioni, il RPCT può eventualmente suggerire la revisione di procedure e processi interni e proporre al Consiglio di Amministrazione le opportune modifiche al Piano Triennale della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza (incluso nel Piano Integrato di Attività e Organizzazione - PIAO) per la sua idoneità ed efficace attuazione, ai sensi dell’art. 1, cc. 8 e 10, lett. a), della L. n. 190/2012.

¹ Cause di inammissibilità della segnalazione possono essere: manifesta mancanza di interesse all’integrità dell’Ateneo; manifesta incompetenza dell’Ateneo sulle questioni segnalate; manifesta infondatezza per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti; manifesta insussistenza dei presupposti di legge per l’esercizio dei relativi poteri di vigilanza del RPCT; accertato contenuto generico della segnalazione tale da non consentire la comprensione dei fatti, ovvero segnalazione corredata da documentazione non appropriata o inconferente; produzione di sola documentazione in assenza della segnalazione di condotte illecite o irregolarità; mancanza dei dati che costituiscono elementi essenziali della segnalazione di illeciti; segnalazioni reiterate da parte dello stesso soggetto su fatti già segnalati.

Art. 6 - Segnalazioni contro il RPCT e ipotesi di conflitto di interessi del RPCT nella gestione delle segnalazioni

1. Qualora il segnalante intenda mettere in luce situazioni che coinvolgono il RPCT di Ateneo in prima persona, lo stesso deve presentare la segnalazione all’ANAC secondo le modalità previste da quest’ultima, che si occuperà della relativa gestione.
2. Qualora, sulla base dei contenuti della segnalazione ricevuta attraverso l’apposita piattaforma informatica, il RPCT rilevi di trovarsi in una situazione di conflitto di interessi, anche potenziale, nello svolgimento delle attività istruttorie, lo stesso ha l’obbligo di segnalarlo al Direttore Generale e di astenersi dalla gestione della segnalazione, che in tal caso compete al Direttore Generale medesimo.

Art. 7 - Gruppo di lavoro a supporto del RPCT

1. Per la gestione delle segnalazioni, il RPCT può avvalersi di un gruppo di lavoro istituito con apposito atto organizzativo che ne individui i componenti tra il personale dirigenziale e tecnico-amministrativo, con esclusione di quello addetto all’Ufficio Procedimenti Disciplinari, assicurando competenze trasversali.
2. Qualora i componenti del gruppo di lavoro versino in una situazione di conflitto di interessi, anche potenziale, hanno l’obbligo di segnalarlo al RPCT e di astenersi dal supporto nell’esame della segnalazione.

Art. 8 - Responsabilità disciplinari dei soggetti deputati alla gestione delle segnalazioni

1. Il RPCT, in caso di mancato adempimento delle necessarie verifiche sulle segnalazioni pervenute, può essere destinatario di eventuali sanzioni amministrative irrogate dall’ANAC all’esito di uno specifico procedimento sanzionatorio avviato su istanza del segnalante, salvo che lo stesso RPCT dimostri di aver effettivamente agito per svolgere l’attività preliminare di verifica e analisi e l’attività istruttoria.
2. Fatti salvi i casi specificamente indicati nei precedenti articoli, è fatto divieto al RPCT, all’eventuale soggetto diverso che sia stato nominato “custode dell’identità” del segnalante e ai componenti del gruppo di lavoro a supporto del RPCT di rivelare l’identità del segnalante, ai sensi dell’art. 54-bis, c. 3, del D.Lgs. n. 165/2001. La violazione è fonte di responsabilità disciplinare.
3. Il divieto di cui al precedente c. 2 e la connessa responsabilità valgono altresì, qualora siano venuti a conoscenza dell’identità del segnalante, per i componenti del Settore Protocollo, per le figure e i componenti degli organi interni preposti ad assumere decisioni sulla base di quanto segnalato e per qualunque altro soggetto che sia stato coinvolto nella gestione della segnalazione.

Art. 9 - Comunicazioni di misure ritorsive o discriminatorie

1. Le comunicazioni di misure ritenute ritorsive o discriminatorie poste in essere dall’Ateneo nei confronti del segnalante in ragione della segnalazione effettuata vanno presentate esclusivamente all’ANAC, secondo le modalità dalla stessa previste, da parte del segnalante stesso o delle organizzazioni sindacali maggiormente rappresentative all’interno dell’Ateneo.

Art. 10 - Protezione dei dati personali

1. Il trattamento dei dati personali degli autori delle segnalazioni, dei soggetti segnalati e degli eventuali altri soggetti menzionati nelle segnalazioni avverrà da parte del RPCT di Ateneo e degli ulteriori soggetti afferenti all’Università che dovranno essere coinvolti sulla base di quanto previsto dal presente Regolamento. Tali soggetti, nel loro ruolo di autorizzati al trattamento secondo quanto stabilito nell’apposito Decreto Rettorale di nomina, potranno svolgere esclusivamente le operazioni di trattamento dei dati personali previste dal presente Regolamento, nel rispetto delle disposizioni del Regolamento (UE) 2016/679, del D.Lgs. n. 196/2003 e dell’ulteriore normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali.
2. Nei casi previsti dalla normativa, i dati personali potranno essere comunicati all’ANAC, all’autorità giudiziaria ordinaria o all’autorità giudiziaria contabile. Si potrà altresì procedere alla comunicazione all’autorità giudiziaria ordinaria qualora l’Ateneo intenda procedere nei confronti del segnalante per calunnia o diffamazione.
3. I dati personali verranno conservati per cinque anni a decorrere dalla raccolta e comunque per tutta la durata dell’eventuale procedimento disciplinare, penale o dinanzi la Corte dei Conti con modalità tali da assicurare la riservatezza e la sicurezza dei dati stessi.
4. Ai segnalanti è chiesto di prendere visione dell’informativa sul trattamento dei dati personali presente nella piattaforma informatica dedicata alla presentazione delle segnalazioni; tale informativa è resa disponibile anche sul sito internet di Ateneo. Per quanto attiene ai soggetti segnalati, l’informativa sarà resa al momento della formale comunicazione dell’avvio del procedimento disciplinare.

Art. 11 - Norme di rinvio

1. Per quanto non espressamente disciplinato dal presente Regolamento in materia di whistleblowing si applicano le disposizioni dell’art. 54-bis del D.Lgs. n. 165/2001, della L. n. 190/2012, della L. n. 179/2017, nonché delle Linee Guida dell’ANAC approvate con Delibera n. 469/2021 sentito il Garante per la Protezione dei Dati Personali.

Art. 12 - Entrata in vigore del Regolamento e forme di pubblicità

1. Il presente Regolamento viene emanato con Decreto del Rettore ed entra in vigore dal settimo giorno successivo alla sua pubblicazione sull’Albo online di Ateneo.
2. Il presente Regolamento può essere modificato con Delibera del Consiglio di Amministrazione di Ateneo. Nel caso di sopravvenute modifiche normative, l’aggiornamento del presente Regolamento può avvenire con Decreto del Rettore, sentito il Direttore Generale.
3. L’Ateneo provvede a dare pubblicità del presente Regolamento tramite la relativa pubblicazione sul proprio sito internet istituzionale nell’apposita sezione dedicata ai Regolamenti di Ateneo e all’interno della sezione Amministrazione Trasparente.