Eventi del Dipartimento di Studi Linguistici e Culturali Comparati

Regolamento del dipartimento di Studi Linguistici e Culturali Comparati per lo svolgimento di eventi culturali e ricerca.

Emanato con D.R. n. 442/2017 del 19/06/2017

Il presente Regolamento disciplina l’organizzazione di eventi culturali e di ricerca organizzati dal Dipartimento, comunque denominati, finanziati con appositi stanziamenti di bilancio o con fondi esterni.
L’Università garantisce pari opportunità tra uomini e donne: l’uso del genere maschile per indicare ruoli e persone è dovuto solo a esigenze di semplicità del testo.

1. Definizione e criteri generali

Le spese per eventi culturali e di ricerca hanno finalità di promuovere e valorizzare le attività di ricerca e didattica, anche attraverso la proiezione verso l’esterno.
A tal fine, sono considerati criteri generale di ammissibilità:

1. l’economicità;
2. la motivazione dettagliata delle ragioni, delle circostanze della spesa e la correlazione con le finalità istituzionali perseguite.

Il Dipartimento, a carico del proprio bilancio, prevede le seguenti linee di finanziamento a sostegno dell’organizzazione di eventi:

1. conferenze di sezione
2. convegni
3. conversazioni con …
4. seminari, conferenze e altre attività comunque denominate a valere sui fondi di ricerca dei singoli docenti (Adir, altre fonti interne o esterne)

2. Le conferenze di sezione

I fondi stanziati per la realizzazione di conferenze di sezione vengono distribuiti secondo criteri approvati dal Consiglio di Dipartimento.
Ogni sezione decide a proprio interno l’utilizzo dei fondi che le sono stati assegnati e, attraverso il proprio referente, comunica alla Segreteria il programma delle attività previste, il relativo piano delle spese e il nome del docente incaricato dell’organizzazione che ne diviene il responsabile. In assenza di un nominativo specifico, si intende quale responsabile della conferenza il referente di sezione.
Al momento nel quale viene approvato il presente Regolamento le sezioni e i relativi responsabili sono:

3. I convegni

I fondi stanziati per la realizzazione di convegni di Dipartimento vengono assegnati attraverso il lancio di due call annuali, indicativamente nei mesi di maggio e novembre, che raccolgono le richieste di contributo che possono essere presentate dai docenti, singoli o in gruppi.

L’avvio della call viene, di regola, comunicato nel corso della riunione del Consiglio precedente a quella nella quale verranno assegnati i fondi e con una nota mail nella quale vengono comunicati modalità e termini di presentazione delle proposte. Le proposte vanno presentate utilizzando la “scheda per la proposta di convegni”, reperibile in area riservata e devono, in particolare, contenere una descrizione dell’evento, la presenza o meno di ‘call for papers’, e informazioni relative al luogo e alla data di realizzazione, agli eventuali contributi da sponsor esterni e/o interni e un piano dettagliato sull’utilizzo dei fondi richiesti.

L’esame istruttorio delle richieste viene svolto dal  Comitato per la Ricerca, che si dota di propri criteri per valutare l’ammissibilità delle spese e definisce una proposta di finanziamento nel rispetto del budget disponibile e dei criteri generali richiamati al punto 1, che viene sottoposta al vaglio del Consiglio di Dipartimento.

Il Consiglio di Dipartimento autorizza  lo svolgimento degli eventi e l’assegnazione del contributo.

I docenti proponenti si impegnano a presentare alla Segreteria il programma e il piano finanziario definitivo, rimodulato nei limiti dei fondi a disposizione, prima di attivare ogni procedura per l’acquisizione di beni e servizi, inclusi gli inviti ai relatori, e comunque almeno 30 giorni prima della data dell’evento.

4. Le spese ammissibili

Qualunque sia la tipologia di evento, sono considerate ammissibili tutte le spese inerenti e necessarie alla sua organizzazione. L’inerenza della spesa viene attestata dal docente responsabile per l’evento. 
A titolo esemplificativo sono considerate inerenti alla realizzazione di eventi culturali le seguenti spese:

1. spese di organizzazione e gestione delle iniziative, quali locandine e stampati in generale, utilizzo spazi,  ecc. I docenti devono tener particolarmente conto delle spese derivanti dal costo dei servizi forniti dall’Ateneo, in particolare dell’uso degli spazi, incluse eventuali spese per la sicurezza
2. spese per rinfreschi e colazioni strettamente funzionali all’evento e congrue rispetto al numero di relatori e partecipanti
3. spese per l’ospitalità dei relatori, che devono essere strettamente funzionali alla partecipazione all’evento; il rimborso spese va preferito alla forma del compenso al relatore che in ogni caso è riconosciuto nel rispetto di quanto previsto dai Regolamenti di Ateneo e dalle decisioni degli Organi Collegiali vigenti
4. eventuali colazioni di lavoro possono includere la partecipazione di un rappresentante interno al Dipartimento, qualora tale partecipazione sia giustificata dal ruolo ricoperto. La spesa per la partecipazione alle varie iniziative da parte di altri docenti interni può gravare sui fondi di ricerca riconducibili ai docenti stessi che attestano l’inerenza dell’incontro alla propria attività di ricerca.

Le disposizioni si applicano anche nel caso di eventi culturali, comunque denominati, organizzati nell’ambito di progetti di ricerca, didattica e/o internazionalizzazione finanziati dall’Ateneo, dal Ministero o da altri Enti/Organismi pubblici o privati se non previsto diversamente dai Soggetti finanziatori.

5. Disposizioni finali

Per tutto quanto non previsto dal presente Regolamento, si rinvia allo Statuto e alla normativa regolamentare dell’Ateneo.