Trattamento dei dati sensibili e giudiziari in attuazione del D.L. 196/2003

Emanato con D.R. n. 111 del 21/02/2006

Art. 1 - Ambito

Il presente Regolamento, in attuazione del Codice in materia di protezione dei dati personali (art. 20, comma 2 e art. 21, comma 2, del D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196), identifica le tipologie di dati sensibili e giudiziari, nonché le operazioni eseguibili per lo svolgimento delle finalità istituzionali delle Università.

Art. 2 - Oggetto

1. Il presente regolamento, in attuazione delle disposizioni di cui all'art. 20, comma 2, e 21, comma 2, del D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, riproduce nelle schede allegate, che formano parte integrante del Regolamento, i tipi di dati sensibili e giudiziari per i quali è consentito il relativo trattamento da parte degli Uffici e delle Strutture dell'Università, nonché le operazioni eseguibili in riferimento alle specifiche finalità di rilevante interesse pubblico perseguite nei singoli casi ed espressamente elencate nella Parte II del D.lgs. n. 196/2003 (artt. 62-73, 86, 95, 98 e 112).
2. Ai sensi dell'art. 22, del D.lgs. n. 196/2003, in relazione alla identificazione effettuata, è consentito il trattamento dei soli dati sensibili e giudiziari indispensabili per svolgere le attività istituzionali, previa verifica della loro pertinenza e completezza, ferma restando l'inutilizzabilità dei dati trattati in violazione della disciplina rilevante in materia di trattamento dei dati personali secondo quanto disposto dall'art. 11 del D.lgs. n. 196/2003. Qualora l'Università, nell'espletamento della propria attività istituzionale, venga a conoscenza, ad opera dell'interessato o, comunque, non a richiesta dell'Ateneo, di dati sensibili o giudiziari non indispensabili allo svolgimento dei fini istituzionali sopra citati, tali dati, ai sensi degli artt. 11 e 22 del D.lgs. n. 196/2003, non potranno essere utilizzati in alcun modo, salvo che per l'eventuale conservazione, a norma di legge, dell'atto o del documento che li contiene.
3. Le operazioni di interconnessione, raffronto e comunicazione individuate nel presente regolamento sono ammesse soltanto se indispensabili allo svolgimento degli obblighi o compiti di volta in volta indicati, per il perseguimento delle rilevanti finalità di interesse pubblico specificate e nel rispetto delle disposizioni rilevanti in materia di protezione dei dati personali, nonché degli altri limiti stabiliti dalla legge e dai regolamenti. I raffronti e le interconnessioni con altre informazioni sensibili e giudiziarie detenute dall'Università sono consentite soltanto previa verifica della loro stretta indispensabilità nei singoli casi ed indicazione scritta dei motivi che ne giustificano l'effettuazione. Le predette operazioni, se effettuate utilizzando banche di dati di diversi titolari del trattamento, sono ammesse esclusivamente previa verifica della loro stretta indispensabilità nei singoli casi e nel rispetto dei limiti e con le modalità stabiliti dalle disposizioni legislative che le prevedono (art. 22 del D.lgs. n. 196/2003).
4. A tal fine, ed in relazione alle finalità di rilevante interesse pubblico previste dal D.lgs. 196/2003, sono state identificate quattro macro categorie recanti le seguenti denominazioni dei trattamenti:

   1. Gestione del rapporto di lavoro del personale docente, dirigente, tecnico-amministrativo, dei collaboratori esterni e dei soggetti che intrattengono altri rapporti di lavoro diversi da quello subordinato;
   2. Attività di ricerca scientifica;
   3. Attività didattica e gestione delle iscrizioni e delle carriere degli studenti;
   4. Gestione del contenzioso giudiziale, stragiudiziale e attività di consulenza.
   5. Per ciascuna di queste categorie di trattamento è stata redatta una scheda che specifica:
      1. denominazione del trattamento;
      2. indicazione del trattamento, descrizione riassuntiva del contesto;
      3. principali fonti normative legittimanti il trattamento. In relazione a tali fonti ogni successiva  modifica o integrazione legislativa sarà automaticamente da intendersi come recepita, sempre che non modifichi i tipi di dati trattati e le operazioni effettuate in relazione alle specifiche finalità perseguite;
      4. rilevanti finalità di interesse pubblico perseguite dal trattamento;
      5. tipi di dati trattati;
      6. operazioni eseguibili, distinguendo fra il trattamento "ordinario" dei dati (raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, utilizzo, blocco, cancellazione e distruzione) e particolari forme di trattamento (interconnessione e raffronto di dati, comunicazione e diffusione).

Art. 3 - Entrata in vigore e pubblicità

1. Il presente regolamento è adottato dai competenti organi accademici, è emanato con decreto del Rettore ed entra in vigore  dal 24.02.2006.
2. Sarà cura dell'Università, una volta adottato il presente Regolamento tramite i propri organi accademici, dare ad esso, con atto di rilevanza esterna, la massima diffusione, secondo le regole ordinarie di pubblicità legale e  nelle forme di comunicazione ritenute più idonee ed efficaci.