Procedure per studenti Erasmus+ outgoing 2023/2024

Contributi finanziati così come descritti all’articolo 6 del Bando Erasmus+ per studio 2023/2024.

Per entrambi i contributi, un prefinanziamento pari al 70% del totale stimato verrà erogato prima della partenza, e il saldo, se dovuto, al rientro (v. Bando per dettagli e condizioni).

• borsa finanziata con fondi comunitari per i soli giorni di mobilità fisica ed effettiva, per il numero massimo di mesi stabilito dal contratto finanziario di ogni studente (prolungamenti esclusi), e nel rispetto delle norme stabilite dal Bando Erasmus+ per studio a.a. 2023/2024. L’importo mensile o giornaliero della borsa è definito dall’Allegato 1 al Bando Erasmus+ per studio a.a. 2023/2024;
• rimborso una tantum con fondi di ateneo, per le sole spese di viaggio A/R e trasporti locali durante la mobilità, su presentazione di giustificativi di spesa, al termine della mobilità e nel rispetto delle norme stabilite dal Bando Erasmus+ per studio a.a. 2023/2024, della seguente entità:
  • fino ad un massimo di euro 300 pro capite, per le mobilità di lunga durata;
  • fino ad un massimo di 100 euro pro capite per le mobilità di breve durata da 5 a 14 giorni di dottorandi e dottorande;
  • fino ad un massimo di 50 euro pro capite per le mobilità di breve durata da 15 a 30 giorni di dottorandi e dottorande.

Il primo contributo verrà erogato per il 70% del totale stimato prima della mobilità, e il saldo, se dovuto, al rientro (vedi il bando per dettagli e condizioni).
Il secondo al termine della mobilità, su presentazione dei giustificativi di spesa.

• Mobilità di lunga durata: non può essere inferiore ai 60 giorni e superiore ai 12 mesi. Eccezioni alla durata minima verranno fatte solamente qualora l'università ospitante dichiari che il term ufficiale ha una durata inferiore ai 90 giorni;
• Mobilità di breve durata per dottorandi: non può essere inferiore ai 5 giorni e superiore ai 30 giorni;
• A tutte le mobilità può essere aggiunto un periodo di mobilità virtuale, se concesso dall'università osptiante;
• deve essere compreso tra il giorno 15/07/2023 e il giorno 31/07/2024;
• deve essere svolto in modo continuativo e non frammentato.

Il Settore Mobilità comunicherà il tuo nominativo all'università ospitante e te ne darà comunicazione.

Dopo la nomina, verifica quale sia la procedura di application e le scadenze per gli studenti Erasmus Incoming nel sito web dell’università di destinazione. Sarà tua cura predisporre la documentazione necessaria e trasmetterla nelle modalità ed entro le scadenze indicate dall'università ospitante, che potrebbe non accettarti se dovessi inviare i documenti in ritardo. 

Carta d'identità o passaporto
Accertati che la tua carta d’identità o passaporto siano validi per tutto il periodo di mobilità. Alcuni paesi non comunitari aderenti al programma (es. Turchia) richiedono il visto per l’ingresso: per ottenerlo ricordati di rivolgerti per tempo alla rappresentanza diplomatica del paese di destinazione in Italia.
Per maggiori informazioni ti consigliamo di consultare il sito www.viaggiaresicuri.it.

Copertura sanitaria
Rivolgiti alla tua ASL per sapere se la tua Tessera Sanitaria Europea (TEAM) è sufficiente per la copertura sanitaria nel paese di destinazione che hai scelto o se sono necessarie altre coperture assicurative. Per informazioni dettagliate su ogni paese vedi il sito del Ministero della Salute.

Se hai cittadinanza extra-UE
Accertati in anticipo di:

• essere in possesso dei documenti di viaggio necessari per entrare e risiedere nel paese dove si svolgerà la mobilità, contattando l'università ospitante e chiedendo quali documenti sono necessari (le procedure di immigrazione possono variare da paese a paese);
• richiedere i documenti necessari alle autorità preposte (le procedure di rilascio dei documenti potrebbero richiedere più di 90 giorni);
• avere un permesso di soggiorno italian valido al momento del rientro in Italia.

L'immigration team è disponibile per fornire supporto ( immigrationteam@unive.it).

Prima di firmare il Contratto Finanziario, dovrai preparare l’Online Learning Agreement (OLA), ossia il documento che contiene il piano delle attività che svolgerai all'estero e le indicazioni per il loro riconoscimento a Ca' Foscari.

Per prepararlo:

• cerca nel sito dell’università ospitante i corsi che possono essere compatibili con quelli presenti nel tuo piano di studio, secondo quanto previsto dall'accordo per il quale sei stato selezionato; 
• contatta la/il docente referemte dello scambio a Ca’ Foscari (Departmental Coordinator) per presentargli una proposta di Learning Agreement;
• dopo aver concordato le attività da inserire nell'OLA, compila il modulo utilizzando la piattaforma online dedicata, al fine di ottenere le firme dei coordinatori.

Se pianifichi di svolgere ricerca tesi, potrai compilare il Learning Agreement per ricerca tesi in aggiunta all'OLA. Le dottorande e i dottorandi potrano compilare il solo Learning Agreement per ricerca tesi. 
In questo documento dovrai indicare le attività di ricerca che svolgerai all’estero, preventivamente concordate con la relatrice o il relatore a Ca’ Foscari. 
NB: non è necessario che l’università ospitante ti assegni un tutor: potrai svolgere l’attività di ricerca autonomamente.

Prima della tua partenza dovrai firmare il Contratto Finanziario, senza il quale la tua mobilità non potrà avere inizio. L'Ufficio Relazioni Internazionali - Settore Mobilità, ti contatterà per comunicarti date e modalità di firma del contratto.

Dopo la firma del contratto finanziario, ti verrà richiesta una verifica online delle tue competenze linguistiche. Il Settore Mobilità, ti contatterà per fornirti ulteriori informazioni.

Registrati sul sito viaggiaresicuri.it e informati sullo stato generale di sicurezza della tua destinazione prima di intraprendere la mobilità.

Prima della partenza dovrai firmare la dichiarazione liberatoria di responsabilità.

Compila e fai firmare all'Ufficio Erasmus dell'università ospitante il modulo di conferma di arrivo e invialo il documento all'Ufficio Relazioni Internazionali di Ca’ Foscari per email ( erasmusout@unive.it) entro 7 giorni dall'inizio della tua mobilità. 

Se abbini alla mobilità in presenza un periodo di mobilità virtuale, compila e invia il certificato di inizio attività virtuali.

Vanno effettuate entro 30 giorni dall'inizio dei corsi del semestre di riferimento presso l'università ospitante.

Durante la mobilità, potrai svolgere anche un tirocinio, alle seguenti condizioni:

• non deve avere durata superiore ai 2 mesi;
• va inserito nell'OLA;
• il tirocinio dovrà essere patrocinato dall’università ospitante. Ciò significa che NON dovrà essere siglata alcuna convenzione tra Ca' Foscari e l'ente presso il quale svolgerai l'attività;
• al termine dovrà essere redatta una relazione delle attività svolte, con indicazione della loro durata (in giorni e ore) e valutazione da parte dell’ente ospitante.

Se intendi prolungare il tuo periodo di mobilità dovrai, almeno un mese prima della data di fine mobilità prevista da contratto finanziario:

• compilare e far firmare il modulo "Richiesta prolungamento mobilità";
• compilare le variazioni all'OLA, in cui aggiungerai le attività che intendi seguire nel periodo di prolungamento, qualora decidessi di prolungare di un semestre la tua mobilità.

Se hai optato per un mezzo di trasporto ecologico per raggiungere la destinazione assegnata e per rientrare in Italia, per poter beneficiare del contributo per viaggio ecologico dovrai, almeno un mese prima della fine effettiva della mobilità:

• inviare via email i biglietti relativi ai viaggi di andata e ritorno
• compilare e inviare via email la Declaration on Honour, disponibile tra gli allegati

Al termine del tuo periodo di mobilità, compila e fai firmare dal responsabile dell’Ufficio Erasmus della tua università ospitante il modulo di conferma di partenza, e invialo a  erasmusout@unive.it. 
La data riportata nella conferma di partenza dovrà indicare la data di effettiva conclusione delle attività accademiche presso l'ateneo ospitante.

Nel caso in cui tu concluda la tua mobilità con un periodo di mobilità virtuale, compila il certificato di fine attività virtuali.

Il Transcript of Records (certificato degli esami sostenuti) viene rilasciato dall'università ospitante a te o al Settore Mobilità. Se sei tu a riceverlo, invialo a  erasmusout@unive.it.

Generalmente il ToR viene rilasciato circa un mese dopo la fine della mobilità.

Quando il Settore Mobilità avrà ricevuto il tuo Transcript of Records (ToR), ti contatterà per comunicarti la procedura di riconoscimento crediti.

La conversione dei voti dovrà avvenire in base alle indicazioni presenti alla pagina www.unive.it/ects.

Ti ricordiamo che:

• non è possibile rifiutare voti di esami inseriti come superati nel Transcript of Records;
• non è possibile effettuare riconoscimenti di esami parziali a Ca' Foscari. Qualora superassi solo alcune delle componenti previste per il riconoscimento di un unico esame a Ca' Foscari, queste ti verranno riconosciute con titolo originale tra i crediti in sovrannumero entro i limiti previsti da piano;
• non è possibile riconoscere esami che non siano presenti  sia nel transcript of records che nell'OLA.

Ai fini della rendicontazione del Progetto da parte dell’Ufficio Relazioni Internazionali – Settore Mobilità, sarai tenuto ad inviare tutta la documentazione entro e non oltre il giorno 11/08/2024.

I soli studenti idonei alla ricezione del contributo in forma di rimborso fino a €300 (studenti con ISEE superiore a 24.000€ o sprovvisti di ISEE), possono chiedere il rimborso delle seguenti spese:

• spese di viaggio (andata e ritorno per la destinazione assegnata - NO viaggi intermedi);
• trasporti locali (durante la mobilità, nella destinazione assegnata)

Sarà necessario inviare le ricevute di spesa complete di nome, cognome e natura della spesa via email, subito dopo l'invio della Conferma di Partenza, al termine della mobilità, insieme al modulo di autocertificazione relativo alle spese sostenute. In ogni caso, il termine ultimo per l'invio di tale documentazione è fissato al 5 agosto, data oltre la quale NON sarà più possibile prendere in carico alcuna richiesta di rimborso.

Al termine della procedura di riconoscimento crediti dovrai completare il questionario online di fine mobilità (Participant Report - EU SURVEY). 

I programmi di buddy rappresentano un supporto utile e un’ottima occasione di scambio sia linguistico che interculturale per gli tutti studenti internazionali e cafoscarini. Al tuo rientro potrai continuare a vivere la tua esperienza universitaria in un’atmosfera internazionale, partecipando al programma Ca’ Foscari Buddy o alle associazioni studentesche attive nel nostro Ateneo.

Per maggiori informazioni puoi consultare la sezione del sito web dedicata ai Programmi di Buddy e alle associazioni studentesche.